Privatlivspolitik for Toyota 4 WD Club Danmark

D. 1. januar 2019

Toyota 4 WD Club Danmarks dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Toyota 4WD Club er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Formand, Tommy Sandgaard

Adresse: Røjenvej 11, 7451 Sunds

CVR: 33 096 577

Telefonnr.:25 35 78 01

Mail: ts@brunsgaard.as

Website:www.toyota4wd.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

Medlemsoplysninger:

Almindelige personoplysninger, registrerings- og kontaktoplysninger som:

    • Navn
    • Adresse
    • Indmeldelsesdato
    • Telefonnummer
    • Mailadresse.

Andre oplysninger som tillidsposter samt andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer opbevares også.

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: CPR-nummer – indsamler vi ikke.

Her indsamler vi oplysninger fra

Vi får oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

  • Andre medlemmer eller fra de sociale medier som Facebook og lign.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • Behandling med samtykke

Formålene:

  1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:
  • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
  • Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, deltagelse, gennemførelse og opfølgning
  • Administration af din relation til klubben

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Udøvelse af aktivitet, herunder udfærdigelse af resultatlister m.v.
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer og aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
  • Udsendelse af Nyhedsbrev og informationer

Samtykke

Vores behandling af dine personoplysninger baserer sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, hvis det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Medlemskab af klubben er et familiemedlemskab og i forbindelse med aktiviteter målrettet børn under 18 år, er der i forbindelse med tilmelding givet samtykke til at børn er på deltagelses – og resultatlister.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Bogføringsbilag, herunder f.eks. kontingent bilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om

Vi opbevarer dog oplysninger på medlemmer til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.